En Avril 2012, Key Plastics Portugal, entreprise appartenant au Groupe Key Plastics, a lancé un concours pour une solution qui permettrait de gérer la formation des deux usines que l´entreprise détient au Portugal, à Leiria et à Vendas Novas. La solution choisie fût XRP |Gestion de la Formation, de Escrita Digital.

Le Groupe Key Plastics se consacre à la fabrication de composants pour automobiles et possède des usines en Amérique du Nord, en Asie et en Europe. Justement en Europe, sa production se concentre sur la fabrication de panneaux de commande d´équipements électriques et de pièces décoratives pour l´intérieur des voitures. Key Plastics Portugal prépare surtout des panneaux pour autoradios, climatisation et, en général, toutes les commandes électroniques pour la plupart des constructeurs automobiles européens, ci-inclus ceux de haut-de-gamme.

Le cahier des charges de Key Plastics était ambitieux, vu qu´il s´agit d´un entreprise qui compte près de 700 employés et fournit des composants pour les plus prestigieuses marques de voitures au niveau mondial, l´industrie automobile étant reconnue pour son exigence en ce qui concerne la qualité des produits. Un défaut, parfois imperceptible à l´œil, peut être le motif du refus d´un lot de pièces et en conséquence, provoquer des dommages considérables. La formation est donc l´un des piliers de l´entreprise, et seuls les employés qui ont les qualifications adéquates et sont correctement formés peuvent assurer les niveaux de qualité exigés par les clients.

Comme chaque produit est unique, les besoins de formation sont permanents, étant obligatoire de former l´employé en fonction des spécificités du produit qu´il va développer; en parallèle, comme la technologie est en constante évolution, il est nécessaire de mettre à jour les connaissances des employés en haute technologie, nouvelles machines et nouveaux procédés de production. Dans ce contexte si spécifique, la solution est retombée sur XRP |Gestion de la Formation, de Escrita Digital.

En Mai 2012, la solution a été installée à Key Plastics Portugal, le dossier de formation a été importé et la liaison avec l´application qui assure la gestion administrative des ressources humaines a été faîte, afin d´éviter le redoublement d´utilisateurs, ce qui, dans une entreprise avec des centaines d´employés, n´était ni acceptable ni viable.

En Septembre de la même année, le XRP |Gestion de la Formation est devenu le seul outil pour la gestion de la formation de l´entreprise, assurant toute la gestion administrative ainsi que la gestion des qualifications. La solution a été bien reçue, étant efficace sur tous les processus et, en dépit de la complexité des procès d´affaires, comme l´application est simple et intuitive à utiliser, il n´a pas été nécessaire trop de formation et elle est rapidement entrée en service.

Entre les nombreuses fonctions que la solution présente et qui ont apporté de vrais bénéfices à Key Plastics Portugal, nous soulignons: l´intégration avec la gestion par compétences et la gestion de divers plans de formation simultanés.

Une des questions essentielles à laquelle l´application de Escrita Digital devait répondre concernait les qualifications (une expression qui, chez Key Plastics Portugal, assume un sens très similaire à celui de compétence) des employés : quelles qualifications ont-ils, quelles qualifications vont-ils devoir acquérir et quelle est la formation nécessaire pour cela.

L´application a répondu à cette question faisant l´association de toutes les formations à des qualifications et l´association des qualifications à des postes. En même temps, pour tous les postes, ont été définies quelles seraient les qualifications obligatoires pour qu´un employé puisse exercer un certain poste et, pour chaque qualification ont été établies des formations obligatoires pour pouvoir considérer qu´un employé possède la qualification exigée. Ce qui implique non seulement la fréquentation de la formation mais aussi sa réussite. En parallèle, ont été développés des critères de recherche et des rapports qui permettent, de manière immédiate, d´avoir accès à l´information sur qui n´est pas qualifié, qui est qualifié et pour quel poste. Observons l´image 1 :




L´autre question à laquelle Key Plastics Portugal voulait que le XRP |Gestion de la Formation réponde était la gestion des plans de formation. Dans cette usine, les plans de formation ne sont pas limités au plan annuel. Pour chaque nouveau produit, il est nécessaire de former les employés, vu que les nouveaux produits impliquent de nouvelles fonctions, lesquelles apportent le besoin de nouvelles qualifications.

Comment contrôler cela, étant donné que nous parlons de plusieurs centaines d´employés et de milliers d´actions de formation? Pour répondre à ce défi, nous avons développé le concept de plans de formation (et le mécanisme des intérêts), de manière à permettre le fonctionnement, en simultané, d´un nombre illimité de plans de formation, et nous avons mis en place les mécanismes qui permettent de comprendre leur niveau d´exécution. Avec cette fonction, alliée à un mécanisme de lancement d´intérêt en formations dû à la perte de qualification et d´un tableau de bord avec l´indication, selon des couleurs, de l´état des divers plans de formation, Key Plastics Portugal possède, à présent, une forme facile et intuitive de comprendre comment se passe l´exécution des plans de formation et dans lesquels il faut agir de manière plus immédiate.

Actuellement, et en tant que résumé, l´application XRP |Gestion de la Formation permet:

• La gestion des procès administratifs liés à la formation, c´est-à-dire la gestion de toutes les activités liées à la formation, notamment l´appel des employés et la gestion de tous les documents (feuilles de sommaire, feuilles de présence);
• La connaissance des frais, directs ou indirects, et la gestion des budgets;
• L´évaluation de la formation, de manière à comprendre quel retour advient de l´investissement en formation et vers où doivent être dirigées les ressources;
• L´identification des besoins de formation ; essentiellement à travers la comparaison des besoins de qualification, que se soit selon les fonctions que chaque employé assume ou que se soit selon les besoins de l´entreprise ayant en compte les tâches à compléter;
• La gestion des qualifications, permettant ainsi savoir combien d´employés il y a, ce qu´ils savent faire, ce qu´ils peuvent faire et ce qu´ils ont besoin d´apprendre.