XRP |Gestion de Dépenses - Description

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XRP |Gestion de Dépenses

Ce module permet la présentation de dépenses par tous les employés, que soient des dépenses associées au fonctionnement normal de l’entreprise ou des dépenses qui adviennent de voyages ou de frais de représentation. Il permet aussi le calcul automatique de primes de déplacement ou dues à des périodes de déplacement.

L’automatisation de ce processus apporte de grands avantages à l´entreprises, comme par exemple:

Gains importants au niveau de la performance dans tout le procès de présentation de dépenses, proportionnant la diminution de la bureaucratie et aussi la suppression de tâches sans plus-value;
Implantation d’un contrôle effectif des dépenses, fournissant on-line l’information sur le type de dépense et la valeur, et information en détail, que se soit individuellement ou pour toute l’entreprise ou en fonction d’un organigramme;
Validation de la dépense face au budget;
Effectuer le traitement comptable de manière automatique et on-line, facilitant ainsi le contrôle des comptes;
Contrôler toutes les avances d’argent du côté des employés/tiers;
Effectuer le calcul automatique des primes d’aides.

Caractéristiques principales et fonctionnalités:

Lignes de dépenses configurables selon l’association à un compte de comptabilité et informations pour le payement de la TVA;
Calcul des primes d’aides en fonction du temps, de la distance, du niveau de l’utilisateur dans la hiérarchie et de la date et l’heure du départ et la date et l’heure de l’arrivée;
Présentation des dépenses payées avec de l’argent ou cartes de crédit;
Jusqu’à cinq devises différentes par rapport;
En ce qui concerne les dépenses avec véhicules, il est possible d’ajuster les sommes de plusieurs voyages dans un seul rapport et calculer automatiquement la prime de retour à payer;
Lors de l’association à des déplacements et voyages, il est possible d’ajuster les sommes de plusieurs voyages dans un seul rapport et calculer automatiquement la prime de retour à payer;
Il est possible de calculer automatiquement la TVA déductible des dépenses faites à l’étranger;
Traitement des avances et du calcul automatique des soldes à recevoir/payer;
Il est possible de configurer des devis individuels, centres de coût, secteur, avec un circuit d´autorisation en cas de surplus;
Profil de trésorerie pour les payements/reçus.

Informations et statistiques

Statistiques on-line sur les coûts, les standards de dépenses et la qualité du service;
Rapports configurables qui peuvent être préparés au niveau central, au niveau de la division ou de l´utilisateur;
Exportation facile de toute l´information sur fichiers informatiques (par exemple, Excel);
Production du fichier PS2 e fichiers pour interface comptable.

Fonctionnalités communes aux applications XRP
En plus des fonctionnalités caractéristiques de chaque application, l´application bénéficie de toutes les fonctionnalités des applications XRP, entre lesquelles se trouvent:

Écrans et fonctionnement intuitifs, besoins de formation réduits;
Programmes d´alertes et de notifications par e-mail et SMS;
Programme complet d´autorisations selon le motif ou les valeurs;
Délégation de compétences;
Il est possible de configurer le workflow;
Il est possible de configurer le workflow;
Intégration avec le portail de l’employé/intranet;
Gestion de vacances et absences;
Interface intégralement sous browser;
Intégration avec les applications de gestion de documents;
Intégration avec SAP, Oracle Finance, Microsoft Dynamics (Navision), Primavera, PHC;
Exportation de processus sur fichiers CSV (lus en Excel) à partir du browser;
Gateway pour échange de dossiers de textes pour l’inter-liaison avec d´autres applications, avec registre des fichiers exportés.

Intégration avec d’autres applications XRP
Nous recommandons l’intégration de cette application avec le module de déplacements et voyages, vu qu´il est assez fréquent que les processus de déplacements et voyages terminent avec le payement des comptes.

Pour plus d´infos ou pour demander une démonstration, envoyez-nous un e-mail à Informations Financières ou contactez-nous par téléphone (+ 351) 21 381 17 10.

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