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NOTAS TÉCNICAS
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Escrita Digital installe XRP |Formation au CERMI |
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XRP |Déplacements et Voyages
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Lés dépenses associées aux déplacements et aux séjours, assument, de nos jours, une partie importante des frais des entreprises (une étude réalisée par Ericsson démontre qu´ils représentent le quatrième coût le plus élevé dans une entreprise multinationale). En plus des frais directs, les tâches obligatoires pour l´achat des voyages, le processus d´avance d´argent, la présentation des dépenses et le remboursement final représentent un ensemble de tâches assez lourdes dans les entreprises et dont les coûts sont considérables.
Ce module permet la gestion des processus de voyages et de déplacements de tous les employés de l´entreprise. Il contemple le cycle complet du processus, dès l´autorisation, en passant par le devis et par les avances d´argent, jusqu´à la confirmation du voyage. Après que le déplacement soit terminé, il permet de présenter le rapport et les comptes mis à jour.
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Introduisant ce module, il est possible à l´entreprise de:
- Contrôler le budget pour les voyages, globalement ou par section/département;
- Eviter un ensemble de tâches qui n´apportent pas de valeur, surtout du point de vue administratif;
- Contrôler et associer la facturation des fournisseurs;
- Réduire les frais avec les voyages et les déplacements, que se soit par l’imposition d´autorisations antérieures et par le respect du budget, soit par l´implantation d´un standard en ce qui concerne les déplacements de l´entreprise;
- Libérer les gestionnaires de voyages de tâches de routines et administratives.
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Caractéristiques principales et fonctionnalités:
- Demande d’hôtel/avion/train/rent-a-car;
- Il est possible de travailler avec un ou plusieurs fournisseurs;
- Plusieurs périodes de voyage par demande;
- Il permet cinq alternatives par demande;
- Il effectue la gestion des avances d´argent;
- Il est possible d´associer à la demande un devis complet du voyage, avec tous les coûts impliqués en plus des coûts directs (voyages et séjours);
- Il est possible d´imposer des normes de l´entreprise, que se soit pour le voyage, que se soit pour les valeurs dépensées (par exemple, les voyages en première classe ne sont permis que pour les vols intercontinentaux, le choix des catégories d’hôtel dépend du niveau du voyageur dans la hiérarchie de l´entreprise, etc…).
- Changement facile du voyage en plein processus, sans être nécessaire une nouvelle autorisation;
- Partage des frais par plusieurs secteurs (par exemple, centres de coût, projets);
- Fonctionne avec les moteurs de réservations;
- Il est possible de considérer des accords faits par l´entreprise (par exemple, une chaîne d’hôtels).
Informations et statistiques:
- Statistiques on-line sur les coûts, les normes pour les déplacements et la qualité du service;
- Information on-line sur les coûts des voyages prévus et faits, selon les factures qui vont être envoyées et celles qui ont déjà été reçues;
- Exportation facile de toute l´information sur des dossiers informatiques (par exemple, Excel).
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Pour plus d´infos ou pour demander une démonstration, envoyez-nous un e-mail à Informations Financières ou contactez-nous par téléphone (+ 351) 21 381 17 10.
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